Capturer chaque prospect automatiquement

Objectif : mettre en ligne un formulaire de contact qui enregistre chaque demande dans Google Sheets, vous prévient immédiatement et envoie un accusé de réception au prospect. Durée : ~25 min. Prérequis : leçons 00 et 01, identifiants SMTP et Google Sheets créés.

Un prospect qui attend une réponse pendant deux jours va voir ailleurs. Avec ce workflow, chaque demande est enregistrée, vous êtes prévenu dans la minute, et le prospect reçoit tout de suite un message rassurant. Vous ne perdez plus aucune demande dans une conversation WhatsApp ou une boîte mail encombrée.

Le vocabulaire du jour

• n8n Form Trigger : un formulaire web hébergé par votre n8n. Il a une adresse publique à partager (site, bio Instagram, signature e-mail, QR code).
• URL de test / URL de production : l’URL de test fonctionne pendant que vous testez dans l’éditeur ; l’URL de production fonctionne quand le workflow est actif.
• Paramètres : le nœud vert au début de chaque workflow du kit. C’est le seul que vous modifiez pour adapter les textes et les réglages.

1. Ce que fait le workflow

Formulaire de contact → Paramètres → Préparer le prospect ─┬→ Enregistrer le prospect (Google Sheets)
                                                           ├→ Message pour vous → Vous prévenir (e-mail)
                                                           └→ Accusé de réception activé ? → Message pour le prospect → Accusé de réception (e-mail)

Le nœud Préparer le prospect nettoie les données (espaces en trop, e-mail en minuscules, caractères interdits dans le téléphone) et prépare les e-mails. Les textes saisis par le prospect sont échappés : si quelqu’un tape du code HTML dans le formulaire, il s’affiche comme du texte dans vos e-mails et ne s’exécute jamais.

2. Configurer les Paramètres

Ouvrez le workflow 01 · Capture de prospects, double-cliquez sur Paramètres et adaptez :

Dans les textes, les variables entre doubles accolades sont remplacées automatiquement. Dans l’e-mail pour vous : {{name}}, {{email}}, {{phone}}, {{company}}, {{need}}, {{company_name}}. Dans l’accusé de réception pour le prospect, seuls {{name}} (débarrassé de tout lien) et {{company_name}} sont disponibles, par sécurité (voir l’encadré anti-abus).

Exemple d’accusé de réception pour un salon de coiffure :

Bonjour {{name}},

Merci pour votre demande ! Nous vous rappelons aujourd’hui avant 18 h pour fixer votre rendez-vous.

Le salon {{company_name}}

Les champs label_… servent de secours si vous renommez les questions du formulaire. Si vous changez par exemple « Nom et prénom » en « Votre nom », reportez le nouveau libellé dans label_name.

3. Adapter le formulaire

Double-cliquez sur Formulaire de contact :

• Form Title / Description : le titre et le texte d’introduction affichés.
• Form Elements : les questions. Gardez les champs name et email obligatoires. Vous pouvez supprimer « Entreprise » si vous vendez à des particuliers.
• Consentement : la case obligatoire « J’accepte que mes données soient utilisées pour être recontacté(e) ». Gardez-la si vous avez des clients en Europe (RGPD) ; c’est aussi une bonne pratique ailleurs.
• Options → Path : la fin de l’adresse publique (contact). Choisissez quelque chose de simple : devis, rendez-vous…

4. Brancher Google Sheets et le SMTP

1. Enregistrer le prospect : choisissez votre identifiant Google, puis votre classeur Kit PME dans Document. L’onglet Prospects est déjà indiqué.
2. Vous prévenir et Accusé de réception : choisissez votre identifiant SMTP.
3. Enregistrez (Save).

5. Tester avant d’ouvrir au public

1. Ouvrez Formulaire de contact et cliquez sur Test step (ou Execute workflow) : n8n ouvre le formulaire de test.
2. Remplissez-le avec votre propre adresse e-mail et envoyez.
3. Vérifiez :

• une nouvelle ligne dans l’onglet Prospects ;
• l’e-mail d’alerte dans votre boîte ;
• si vous avez activé send_confirmation, l’accusé de réception dans la même boîte (puisque c’est votre adresse).

4. Si un e-mail n’arrive pas, regardez d’abord dans les spams, puis le nœud en rouge dans l’exécution (leçon 99).

6. Mettre en ligne

1. Activez le workflow (interrupteur Active, ou bouton Publish selon votre version de n8n).
2. Rouvrez Formulaire de contact et copiez l’URL de production.
3. Diffusez-la : bouton « Demander un devis » sur votre site, lien dans votre bio Instagram ou TikTok, signature e-mail, statut WhatsApp, QR code sur votre vitrine ou vos cartes de visite.

Anti-abus : un formulaire public peut être rempli par n’importe qui, avec n’importe quelle adresse. Si l’accusé de réception recopiait le texte saisi, un fraudeur pourrait se servir de votre formulaire pour envoyer, depuis votre domaine, un message contenant son lien à une victime. C’est pourquoi l’accusé de réception est désactivé par défaut, ne reprend que le nom (sans aucun lien) et ne contient aucun lien cliquable. Activez-le (send_confirmation à true) si vous en avez besoin. L’option Ignore Bots filtre les robots courants ; en cas de spam, repassez send_confirmation à false et changez le Path du formulaire.

Pour aller plus loin

• Ajoutez une question « Comment nous avez-vous connus ? » (liste déroulante, nom de champ canal). Ajoutez ensuite une colonne canal dans l’onglet Prospects, puis, dans le nœud Enregistrer le prospect, donnez à cette colonne la valeur {{ $('Formulaire de contact').item.json.canal }}.
• Faites suivre vos prospects dans l’onglet avec la colonne status. Le rapport hebdomadaire vous donne déjà une vue des ventes ; les prospects suivent la même logique.

Récapitulatif

• Paramètres adaptés à votre entreprise.
  
• Test complet avec votre propre adresse : ligne dans Sheets + e-mail d’alerte reçu (+ accusé de réception si activé).
  
• Workflow actif, URL de production diffusée.